Internal Days

Gli Internal Days sono degli appuntamenti mensili dedicati alla condivisione di temi proposti da singoli, dal team o da ospiti esterni. Durano metà giornata e sono aperti a tutto il team. Utilizziamo una board di Trello per tracciare i temi proposti e per schedulare gli interventi mensilmente. Un Internal Day tipicamente ha bisogno di un organizzatore, uno o più presentatori e ovviamente un pubblico (in ascolto e/o al lavoro sulle attività preparate per l’internal day – dal vivo o da remoto). Per decidere chi è l’organizzatore, abbiamo creato un documento sul quale abbiamo definito un owner per ogni Internal Day fino alla fine dell’anno.

Usiamo gli Internal Day anche per le eventuali sessioni di coaching, come per esempio quelle fatte con Agile Reloaded. In questo caso, l’organizzatore ha il compito di coordinarsi con Agile Reloaded in modo che la giornata sia il più efficace possibile.

Presentare

Presentare qualcosa durante un Internal Day è facoltativo e non esiste un format e non è pensato come un momento cattedratico. Si può intervenire in forma di workshop, con slide o semplice discussione.

Gli internal day sono un momento per:

• condividere un risultato raggiunto;
• presentare un metodologia utilizzata nei progetti;
• confrontarsi su punti di forza e debolezza del team/progetto/disciplina;
• condividere progress sui temi oggetto della formazione;
• esporre piccole pillole su argomenti di interesse comune;
• esporre un problema e chiedere aiuto al team allargato;
• usare uno slot per presentare meglio sè stess* al team;
• coinvolgere il team in un esercizio pratico o un mini-workshop.

L’unica cosa importante è definire lo slot di tempo che il presentatore pensa durerà il suo intervento.

Gli slot di tempo a previsti per un intervento sono:

• 15 minuti;
• 30 minuti;
• 45 minuti;
• 1 ora;

Organizzare

L’organizzatore di un internal day ha in carico queste attività:

• “pinga” i creatori delle card (della board Internal Days), in modo da sapere se saranno in grado di presentare l’argomento della card in tempo per l’evento.
• raccogliere gli interventi, preparare la scaletta della giornata e in base a quanti sono definire la durata dell’Internal Day;
• creare uno spazio di discussione nella preparazione della scaletta come parte fondamentale dell’internal day;
• organizzare la giornata, pensando anche a chi è remoto;
• aprire il Google Meet a cui i remoti potranno collegarsi;
• premurarsi che chi presenta con slide sia collegato al Google Meet e presenti le slide non solo in TV in ufficio ma anche nel Meet, in modo da poter registrare l’intervento;
• registrare gli interventi;
• al termine, passare il testimone al prossimo organizzatore;
• pulire le stanze dove si sono svolte le attività;
• salvare i materiali (slide, video, foto…) in questa cartella di Drive, creando una cartella dedicata a quell’internal day;
• pubblicare in Internal Days Archive del Playbook una nuova pagina con la sintesi degli interventi e dei link utili.

Per documentare gli interventi registrabili (per esempio quelli con slide e presentazione classica), la modalità che finora ha funzionato meglio è stata questa:

• aprire un Google Meet;
• chi presenta lo fa entrando nel Meet e condivide il monitor con le slide;
• chi registra entra nel Meet e tiene webcam accesa girata sul presentatore;
• si registra il video con la funzione di Meet;
• il video registrato va salvato nella cartella dedicata a quel internal day .

Esempio di programma di un Internal Day