Riti interni

Crediamo nella possibilità di imparare gli uni dagli altri, di crescere insieme e scoprire sempre qualcosa di nuovo. Per questo motivo cerchiamo di dedicare periodicamente del tempo al confronto costruttivo e alla condivisione di ciò che abbiamo imparato lavorando sui progetti o durante un evento a cui abbiamo partecipato. 

Setup dei rituali

Tutti i riti interni si svolgono con persone che partecipano dall’ufficio e altre che partecipano da remoto. Per questo motivo, abbiamo definito alcune regole di base che ci aiutano ad essere partecipi, ovunque si sia:

• il rituale inizia entrando nel Meet all’ora concordata. Chi c’è c’è.
• sia chi è in ufficio che chi è da remoto tiene la webcam accesa
• chi è in ufficio usa l’altoparlante esterno, per migliorare la resa audio

Qui altre info sul remote working in Tangible

I nostri riti interni

Sono: 

• Internal Days
• IxD Spritz
• Retrospettive
• Standup del lunedì
• Allineamenti cross-progetto
• Colloqui individuali

Internal Days

Gli Internal Days sono degli appuntamenti mensili dedicati alla condivisione di temi proposti da singoli, dal team o da ospiti esterni. Possono durare un’intera o metà giornata e sono aperti a tutto il team. Utilizziamo una board di Trello per tracciare i temi proposti e per schedulare gli interventi mensilmente. Un Internal Day tipicamente ha bisogno di un organizzatore, uno o più presentatori e ovviamente un pubblico (in ascolto e/o al lavoro sulle attività preparate per l’internal day – dal vivo o da remoto). Per decidere chi è l’organizzatore, abbiamo creato un documento sul quale abbiamo definito un owner per ogni Internal Day fino alla fine dell’anno.

Usiamo gli Internal Day anche per le eventuali sessioni di coaching, come per esempio quelle fatte con Agile Reloaded. In questo caso, l’organizzatore ha il compito di coordinarsi con Agile Reloaded in modo che la giornata sia il più efficace possibile.

Presentare

Presentare qualcosa durante un Internal Day è facoltativo e non esiste un format. Si può fare in forma di workshop, con slide o semplice discussione. L’unica cosa importante è definire lo slot di tempo che il presentatore pensa durerà il suo intervento.

Organizzare

L’organizzatore di un internal day ha in carico queste attività:

• raccogliere gli interventi, preparare la scaletta della giornata e in base a quanti sono definire la durata dell’Internal Day;
• organizzare la giornata, pensando anche a chi è remoto;
• aprire il Google Meet a cui i remoti potranno collegarsi;
• premurarsi che chi presenta con slide sia collegato al Google Meet e presenti le slide non solo in TV in ufficio ma anche nel Meet, in modo da poter registrare l’intervento;
• registrare gli interventi;
• salvare i materiali (slide, video, foto…) in questa cartella di Dropbox, creando una cartella dedicata a quell’internal day;
• pulire le stanze dove si sono svolte le attività.

Per documentare gli interventi registrabili (per esempio quelli con slide e presentazione classica), la modalità che finora ha funzionato meglio è stata questa:

• aprire un Google Meet;
• chi presenta lo fa entrando nel Meet e condivide il monitor con le slide;
• chi registra entra nel Meet e tiene webcam accesa girata sul presentatore;
• si registra il video con Camtasia o altro tool;
• salvato il video registrato con Quicktime, Camtasia o tool simile lo si ripassa con software tipo Handbrake (free), che riducono un file .mov o .mp4 di circa 1/4.

Esempio scaletta di un Internal Day

IxD Spritz

Gli IxD Spritz sono degli incontri dedicati alla condivisione di temi legati solo all’Interaction Design. Si affrontano problematiche riscontrate durante i progetti, dubbi o nuove tematiche su cui confrontarsi. Possono durare qualche ora o  mezza giornata e possono essere integrati all’interno di un’ Internal Day. Anche gli IxD necessitano di uno o più  facilitatori e la modalità di presentazione può essere facoltativa (a braccio, attraverso degli esercizi, slide o discussione libera). 

Retrospettive

La retrospettiva è uno strumento delle metodologie agili pensato per portare il team a riflettere sull’andamento di un progetto e/o sulle dinamiche di team così da vedere cosa sta funzionando, cosa potrebbe essere migliorato e cosa invece è auspicabile rimuovere per permettere al progetto di proseguire nel migliore dei modi.

La retrospettiva viene gestita da un facilitatore che ne definisce la struttura e le modalità di svolgimento. Il facilitatore è responsabile del processo, i partecipanti dei contenuti.

In Tangible affidiamo il disegno e la facilitazione della retrospettiva ad una persona esterna al progetto, per permettere all’intero team di partecipare e portare valore.

In Tangible usiamo la retrospettiva con tre finalità differenti:

1. Come elemento migliorativo di un progetto in corso, ad intervalli regolari facciamo una retrospettiva di progetto in cui fare emergere eventuali criticità di processo e identificare delle azioni correttive da applicare subito.
2. Alla conclusione di un progetto facciamo una retrospettiva post-mortem, una particolare retrospettiva con la quale celebriamo i successi ottenuti e facciamo emergere le occasioni che non siamo riusciti a cogliere. Le scoperte della retrospettiva post-mortem vengono poi condivise con gli altri team per diventare patrimonio comune di Tangible.
3. Ogni tre mesi, dedichiamo mezza giornata di un internal day all’esplorazione delle dinamiche aziendali tramite una retrospettiva aziendale.

Struttura

Una retrospettiva è normalmente composta da 5 fasi:

1. Preparare il terreno
2. Raccogliere i dati
3. Generare intuizioni
4. Decidere cosa fare
5. Chiusura / raccolta feedback

Ogni fase è necessaria e propedeutica a quella successiva.

Durante la retrospettiva

La Retrospettiva è uno spazio in cui è importante sentirsi al sicuro.

E’ prerogativa del facilitatore creare uno spazio sicuro nel quale tutti possano fare emergere le criticità senza che queste si trasformino in motivo di discussione all’interno del team.

E’ sempre buona norma ricordare quella che vien chiamata Prima Direttiva nelle Retrospettive Agili:

Indipendentemente da quello che scopriremo nella retrospettiva, dobbiamo comprendere e credere sinceramente che tutti quanti abbiano svolto il lavoro al meglio possibile per loro, sulla base di quello che si conosceva in quel momento del processo, sulla base delle loro capacità, delle risorse disponibili e della situazione che si presentava.

Prima Direttiva

Durante la retrospettiva è necessaria una presenza di qualità ed è quindi buona norma chiudere tutte le attività prima di entrare in retrospettiva e lasciare telefoni e portatili fuori dalla stanza della retrospettiva per evitare che possano disturbare o interrompere il processo per tutti.

La retrospettiva è il momento per fare emergere le cose che non hanno funzionato o che hanno impedito al potenziale del singolo di esprimersi per potere trovare in sinergia con il resto del team soluzioni che lo rendano possibile.

Dopo la Retrospettiva

Al termine della retrospettiva riportiamo i materiali generati (fotografie, azioni, etc ) in una boar di Trello relativa al progetto in oggetto. In caso di retrospettiva aziendale i materiali e le azioni vengono aggiunti alla board delle retrospettive aziendali.

Le persone che si sono assegnate delle azioni ne seguiranno l’andamento condividendone i progressi con il resto del team, se relative ad una retrospettiva di progetto, o durante lo Standup del lunedì per le retrospettive aziendali.

Retrospettiva da remoto vs Retrospettiva on–site

A meno che uno o più partecipanti non possano fisicamente essere presenti, prediligiamo le retrospettive fatte on–site perché favoriscono una comunicazione più semplice e ricca (anche non verbale) e rendono il processo molto più profondo e meno propenso a fraintendimenti.

Nelle retrospettive on–site è facile che si faccia uso di carta/penna/post-it e lavagna per raccogliere informazioni e organizzarle in modo da informare delle decisioni.

Nel caso in cui anche solo un partecipante non possa essere presente, è consigliabile usare uno strumento che permetta di gestire la retrospettiva da remoto.

In Tangible usiamo una board di Trello adattata al modello di retrospettiva che si vuole condurre e tutti i partecipanti aggiungono card alle varie colonne della board utilizzandole come se fossero post-it.

Stand-up del lunedì

Gli stand-up del lunedì sono degli incontri che durano circa 15-20 minuti, si ripetono solo il lunedì e sono un modo per inaugurare la settimana lavorativa. L’obiettivo di questi incontri è quello di mantenere tutto il team aggiornato sulle attività extra-progetto, dando visibilità allo scheduling e incrociando impegni e presenze di tutti . Per chi è in ufficio lo stand-up avviene in presenza, per chi è da remoto viene condiviso tutto attraverso un Google Meet.

Nella card Board facilitator wheel sono indicati i facilitatori del rituale (cioè tutti i Tangiblers, in ordine alfabetico 🙂 ). Per facilitare lo stand-up, basta fare screensharing della board di Trello di Tangible e leggere ad alta voce e una alla volta le card (escluse quelle con label nera), in modo da condividere con tutti quanti gli aggiornamenti su quell’attività.
Si parte dalla penultima colonna a destra, quella di Feedback Esterno, fino a quella del Backlog.  
Questo rituale:

• inizia alle 9:30;
• richiede che, il venerdì o il lunedì prima dello stand-up, tutti abbiano fatto pulizia delle card non rilevanti per la settimana successiva;
• chiunque abbia una comunicazione da fare a tutti, può aggiungere autonomamente una card nella board, durante lo stand-up avrà l’occasione di comunicare agli altri di che si tratta.

Allineamenti cross-progetto

Gli allineamenti cross-progetto sono dei momenti che dedichiamo alla condivisione dei progetti in corso. Una o più persone dei singoli team racconta a turno lo stato di avanzamento di un progetto presentando eventualmente del materiale visivo, slide, flussi e tutto ciò che si ritiene importante condividere con tutti.

Questi allineamenti durano circa un’ora e avvengono una volta al mese.

Colloqui individuali

Circa due volte all’anno, ogni dipendente fa una chiacchierata individuale con gli admin (tutti o una loro rappresentanza). Questi colloqui avvengono tipicamente in aprile / maggio e a novembre. Durante questi confronti, si parla di come sta andando, di come si vorrebbe crescere professionalmente (sia individualmente che come Tangible) e di come supportarci per abilitare questa crescita.
Finora questi colloqui si sono svolti in circa 45 – 60 minuti di chiacchierata al termine della quale segue l’invio di un reportino delle cose concordate.

Questa modalità di confronto è in discussione (come tutto in Tangible 🙂 ). Se cambierà, aggiorneremo questo paragrafo.