La retrospettiva è uno strumento delle metodologie agili pensato per portare il team a riflettere sull’andamento di un progetto e/o sulle dinamiche di team così da vedere cosa sta funzionando, cosa potrebbe essere migliorato e cosa invece è auspicabile rimuovere per permettere al progetto di proseguire nel migliore dei modi.
La retrospettiva viene gestita da un facilitatore che ne definisce la struttura e le modalità di svolgimento. Il facilitatore è responsabile del processo, i partecipanti dei contenuti.
In Tangible affidiamo il disegno e la facilitazione della retrospettiva ad una persona esterna al progetto, per permettere all’intero team di partecipare e portare valore.
In Tangible usiamo la retrospettiva con tre finalità differenti:
- Come elemento migliorativo di un progetto in corso, ad intervalli regolari facciamo una retrospettiva di progetto in cui fare emergere eventuali criticità di processo e identificare delle azioni correttive da applicare subito.
- Alla conclusione di un progetto facciamo una retrospettiva post-mortem, una particolare retrospettiva con la quale celebriamo i successi ottenuti e facciamo emergere le occasioni che non siamo riusciti a cogliere. Le scoperte della retrospettiva post-mortem vengono poi condivise con gli altri team per diventare patrimonio comune di Tangible.
- Ogni tre mesi, dedichiamo mezza giornata di un internal day all’esplorazione delle dinamiche aziendali tramite una retrospettiva aziendale.
Struttura
Una retrospettiva è normalmente composta da 5 fasi:
- Preparare il terreno
- Raccogliere i dati
- Generare intuizioni
- Decidere cosa fare
- Chiusura / raccolta feedback
Ogni fase è necessaria e propedeutica a quella successiva.
Durante la retrospettiva
La Retrospettiva è uno spazio in cui è importante sentirsi al sicuro.
E’ prerogativa del facilitatore creare uno spazio sicuro nel quale tutti possano fare emergere le criticità senza che queste si trasformino in motivo di discussione all’interno del team.
E’ sempre buona norma ricordare quella che vien chiamata Prima Direttiva nelle Retrospettive Agili:
Indipendentemente da quello che scopriremo nella retrospettiva, dobbiamo comprendere e credere sinceramente che tutti quanti abbiano svolto il lavoro al meglio possibile per loro, sulla base di quello che si conosceva in quel momento del processo, sulla base delle loro capacità, delle risorse disponibili e della situazione che si presentava.
Prima Direttiva
Durante la retrospettiva è necessaria una presenza di qualità ed è quindi buona norma chiudere tutte le attività prima di entrare in retrospettiva e lasciare telefoni e portatili fuori dalla stanza della retrospettiva per evitare che possano disturbare o interrompere il processo per tutti.
La retrospettiva è il momento per fare emergere le cose che non hanno funzionato o che hanno impedito al potenziale del singolo di esprimersi per potere trovare in sinergia con il resto del team soluzioni che lo rendano possibile.
Dopo la Retrospettiva
Al termine della retrospettiva riportiamo i materiali generati (fotografie, azioni, etc ) in una boar di Trello relativa al progetto in oggetto. In caso di retrospettiva aziendale i materiali e le azioni vengono aggiunti alla board delle retrospettive aziendali.
Le persone che si sono assegnate delle azioni ne seguiranno l’andamento condividendone i progressi con il resto del team, se relative ad una retrospettiva di progetto, o durante lo Standup del lunedì per le retrospettive aziendali.
Retrospettiva da remoto vs Retrospettiva on–site
A meno che uno o più partecipanti non possano fisicamente essere presenti, prediligiamo le retrospettive fatte on–site perché favoriscono una comunicazione più semplice e ricca (anche non verbale) e rendono il processo molto più profondo e meno propenso a fraintendimenti.
Nelle retrospettive on–site è facile che si faccia uso di carta/penna/post-it e lavagna per raccogliere informazioni e organizzarle in modo da informare delle decisioni.
Nel caso in cui anche solo un partecipante non possa essere presente, è consigliabile usare uno strumento che permetta di gestire la retrospettiva da remoto.
In Tangible usiamo una board di Trello adattata al modello di retrospettiva che si vuole condurre e tutti i partecipanti aggiungono card alle varie colonne della board utilizzandole come se fossero post-it.
